L'arte del negoziato

La negoziazione fa parte della vita quotidiana di qualsiasi persona, ma nel mondo degli affari è assolutamente essenziale per avere successo. Non prestare la dovuta attenzione alla negoziazione può far perdere all’azienda alcuni clienti chiave e paralizzarla rapidamente. La maggior parte delle strategie di negoziazione sembrano dettate dal buon senso, ma spesso la gente si fa prendere dall'emozione del momento, trascura il buon senso e segue l’ istinto. L'emozione, la fortuna e la magia non hanno posto in un negoziato di successo!! Perseveranza, capacità e disciplina, sono invece necessarie per gestire le circostanze e spuntare il miglior accordo possibile.
I negoziatori esperti spesso definiscono il loro lavoro e i loro metodi come il "gioco di negoziazione", questa definizione per taluni potrebbe essere impropria nel momento in cui la posta in gioco è elevata. Tuttavia, possiamo definire la negoziazione proprio come un gioco tra due parti in cui sarà necessario controllare il proprio ego e tenere d'occhio il quadro generale in ogni attimo.

La preparazione
La trattativa dovrà essere preceduta da una preparazione del campo di “gioco”. Durante questa fase è necessario prendere quante più informazioni possibili sull’accordo che si vuole stipulare e sulla persona con cui si deve trattare. Conoscere l’ accordo che si sta negoziando ci aiuterà a focalizzarci sui punti di forza e di debolezza della negoziazione. Se l'altra parte è molto esperta probabilmente avrà una storia che potrebbe contenere informazioni utili. Se possibile, è consigliabile parlare con colleghi di lavoro che hanno già affrontato una trattativa con questa persona, poiché molti negoziatori sviluppano sempre gli stessi modelli e stili che perciò, si possono utilizzare a proprio vantaggio.
Se sei un acquirente, bisogna assicurarsi una certa familiarità con il prodotto o il servizio che saranno oggetto del negoziato. Se dall’altra parte si accorgono di una tua debolezza sui dettagli o sul prodotto, possono avere come obiettivo primario quello di fare un bluff o possono avere lo scopo di creare ansia e incertezza. La psicologia gioca un ruolo cruciale nella capacità di sfruttare al meglio la mancanza della competenza e della preparazione dell'altra parte e perciò la possibilità di anticipare la prossima mossa.
La maggior parte dei negoziatori ha un obiettivo in mente prima di cominciare, ad esempio, il prezzo. La negoziazione dovrebbe essere basata su aspettative realistiche tenendo in considerazione alcuni vincoli che potranno essere superficiali. Durante il corso della negoziazione, l'obiettivo può cambiare a causa di alcune variazioni o di azioni impreviste fatte da una delle parti, perciò l’obiettivo finale dovrà essere realistico e tale da ostacolare la prima offerta o la controproposta.
Prima di iniziare il negoziato, sarà necessario che l'altra parte sia pienamente abilitata ad effettuare impegni vincolanti, se non ci si vuole ritrovare in una posizione in cui si ritiene di aver raggiunto un accordo, per poi scoprire che l’accordo deve essere approvato da qualcun altro che si trova più in alto nella catena.

La strategia
Ci sono dei principi fondamentali che si devono applicare ad ogni trattativa. La prima offerta è di solito il passo più importante e il punto di riferimento attraverso il quale tutte le offerte successive saranno giudicate e confrontate. Non si otterrà mai ciò che si chiede, per questo è importante rendere la prima offerta aggressiva e incisiva. Il prezzo richiesto di solito include o un blocco o un margine per poter dare il via alla negoziazione. L’obiettivo è quello di fare un buon affare e quindi, si spera, di avviare il venditore al ribasso che ci aspettiamo. Non bisogna preoccuparsi di offendere l'altra parte, anche perché fino a che l’offerta non risulta ridicola, l'altro negoziatore continuerà la trattativa nella speranza di risolverla nel migliore dei modi.
Come acquirente, non bisogna assolutamente rivelare il budget disponibile o altri vincoli per la negoziazione in corso. Infatti, il trucco preferito dai promotori è quello di rimescolare le specifiche del prodotto, le scadenze o altri parametri, al fine di vendere un prodotto inferiore al prezzo che l’acquirente è disposto a spendere.
Ci deve sempre essere qualcosa di positivo che dia il via alla negoziazione. Se si fa la presentazione di un prodotto ad un acquirente, si deve prendere in considerazione l'inserimento di spot e di arringhe per attirare l’attenzione dell'altra parte. Bisogna osservare gli indizi, come i movimenti del corpo, le obbiezioni e le reazioni a quello che viene detto. Essere disposti a sospendere o annullare la negoziazione può essere utile quando le cose non stanno andando da nessuna parte o l'altra parte sembra bloccata nella propria posizione, perciò è inutile continuare in queste condizioni. Se si arriva quasi alla conclusione della negoziazione si sentirà la pressione di chiudere l’accordo, ma, invece, bisogna saper essere pazienti quando l'altra parte non lo è. Questo può essere difficile per coloro che sono appagati da una gratificazione immediata (chiusura dell’ affare), ma l'ultima cosa che si deve far pensare all'altra parte è che si vuole finire in fretta perché non si hanno più elementi per poter controbattere.
Da un punto di vista contrattuale, una controfferta rifiuta automaticamente tutte le offerte precedenti. Una volta che l'offerta è effettuata, si dovrebbe aspettare l'accettazione o il rifiuto dell’offerta, o fare una controfferta per mantenere aperto il negoziato. Se la proposta viene respinta e ci viene richiesto di presentare un’offerta nuova o migliore, non bisogna cadere nella trappola, poiché potrebbe equivalere a negoziare con se stessi, e non si dovrebbe mai fare questo. Se l'ultima offerta sul tavolo è la vostra, bisogna sempre insistere su una controfferta per costringere l'altra parte a cambiare la sua posizione prima di effettuare un'altra offerta.
Oltre a sfruttare le debolezze dell'altra parte, bisogna concentrarsi al massimo per sfruttare al meglio le proprie capacità. Se siete l'unico fornitore per un determinato prodotto, si avrà la possibilità di speculare su tutta la linea di prodotti offerti. Se le condizioni economiche hanno creato un mercato in cui il prodotto che si vende è molto richiesto e l'offerta è bassa, si avrà il potere di contrattare con un prezzo più alto. Se, invece, siete l'acquirente, nelle fasi di crisi di mercato e scarsa domanda di prodotto, normalmente avrete il vantaggio di poter fare dei buoni affari e spuntare i prezzi migliori grazie alla flessione della domanda. L'attuale situazione economica è un classico esempio di ciò che accade quando l'offerta supera di gran lunga la domanda e perciò si verifica un calo dei prezzi di mercato dovuto a offerte promozionali e sconti offerti dai negozianti.
Sarà necessario stabilire una solida base all'inizio del processo di negoziazione, dimostrando le proprie conoscenze e competenze di tecniche sull’oggetto della trattativa. In pratica, questo “gioco” potrà intimidire l’altra parte e permettervi di rafforzare la vostra credibilità.

L’offerta
L'offerta rappresenta molto di più di una semplice somma di danaro, essa deve comprendere tutti gli elementi della trattativa ed è la base per un contratto che formalizza l'accordo. Infatti, fare un'offerta senza fissare tutti i dettagli, potrà far scoprire solo alla fine che non vi era alcun punto d’ incontro con l'altra parte. La base del patto dovrebbe comprendere il prezzo dell’offerta, la dichiarazione dei lavori da svolgere, l'identificazione e la quantità di beni o servizi offerti, i tempi di consegna, le garanzie, i termini e le condizioni dell’offerta e i vari ed eventuali documenti inclusi mediante riferimento.
Durante la contrattazione riservatevi sempre un elemento di scambio per negoziare, come ad esempio un prezzo inferiore per un optional differente. Questi elementi di scambio per la contrattazione dovrebbero essere tenuti nascosti fino a quando non se ne ha bisogno per concludere l'affare e ottenere il prezzo desiderato. Anche se il vostro obiettivo primario è, di solito, il prezzo, si dovrebbero tenere sempre presenti anche tutti gli altri elementi dell’ offerta. Non si deve essere costretti ad accettare contratti proposti come “standard del settore” o come un “qualcosa che si usa sempre”. Bisogna ricordare che tutto, proprio tutto è aperto al cambiamento. Se l'altra parte rifiuta di modificare le condizioni onerose, è meglio prendere in considerazione la possibilità di rivolgersi da qualche altra parte.
Per evitare malintesi, le offerte dovrebbero essere presentate per iscritto e includere tutti gli elementi del patto. E’ una buona idea quella di annotarsi delle note con le motivazioni per ogni offerta. Queste note, ovviamente, non saranno comunicate all'altra parte, potranno rivelarsi preziose nel caso in cui le cose andassero storte e occorrerà riavviare la negoziazione. Durante il processo di negoziazione (anche se non va a buon fine) si avrà comunque la possibilità di apprendere la dinamica della trattativa, e di perfezionarne l’approccio e la tecnica. Se si lavora per una società, le note di solito sono utilizzate per documentare l'esito del negoziato o per completare il fascicolo di gara.

Soluzioni per vincere
Per tutta la trattativa si deve cercare di determinare ciò che si crede sia un risultato accettabile per l'altra parte. Può essere una combinazione di cose diverse che non sono necessariamente legate solo al prezzo. Ad esempio, la data di consegna può essere la cosa più importante per l'altra parte, mentre la qualità dei prodotti può essere il fattore secondario.
Capire le priorità dell'altra parte è altrettanto importante come conoscere la proprie, in modo da capire che cosa faresti se fossi nei suoi panni. Nel costruire le vostre offerte ci dovrà essere un tentativo di soddisfare alcune delle priorità dell’altra parte, ma in modo che non indeboliscano la vostra posizione complessiva. Bisogna essere disposti a rinunciare a delle piccole cose per avere in cambio delle cose più grandi che non si vogliono concedere. E’ necessario, perciò, conoscere i propri limiti e sapere quanto siete disposti ad andare avanti su tutti gli aspetti della transazione.
Avete il potere di influenzare il processo di negoziazione a vostro favore, e così l’obiettivo dovrebbe essere quello di garantire un buon affare, senza tirare troppo la corda all’altra parte, soprattutto se vi capita spesso di negoziare insieme. I negoziatori più efficaci sono professionisti che conoscono il loro mestiere e non lasciano trasparire la loro personalità o il comportamento irrazionale che potrebbero interferire con la loro missione. Saranno in grado di fare credere all'altra parte di aver fatto il miglior affare in assoluto.
Una volta che la trattativa è completata, si deve essere in grado di lavorare efficacemente con gli addetti dell’altra parte durante tutta l'esecuzione del contratto, infatti, se non saranno soddisfatti, probabilmente, l’altra parte non negozierà più con voi in futuro. Il confronto sarà un fenomeno comune nel corso della negoziazione, infatti, ad un certo punto la collaborazione e il compromesso saranno necessarie per ottenere un accordo.

La chiusura
Una negoziazione di successo richiede senso del tempo, creatività, profonda consapevolezza e capacità di anticipare le prossime mosse della controparte. La negoziazione è come il gioco degli scacchi, ogni mossa deve essere fatta non solo per costruire la prossima mossa, ma anche per avanzare. Generalmente, le mosse dovrebbero essere progressive, e ovviamente ci si deve aspettare la stessa cosa dall'altra parte.
Bisogna avere sempre in mente lo scopo della negoziazione, solo così di può decidere la strategia ed essere pronti a concludere l’affare giocandosi l’ultima possibilità qualora le parti siano vicine alla conclusione, ma non riescono a fare quel salto che li avvicina. Tutte le offerte che portano a quel punto della trattativa sono importanti, poiché costituiranno il terreno per la stretta di mano finale.
 

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